O profissional que atua na controladoria jurídica desempenha um papel crucial na gestão eficiente do escritório, garantindo a recepção e distribuição adequada de todas as comunicações processuais, como intimações eletrônicas e publicações do Diário Oficial. É essencial que esse profissional tenha amplo conhecimento em diversas áreas do Direito, como Trabalhista, Empresarial, Civil, dentre outros, já que a controladoria é responsável por direcionar os prazos para as respectivas equipes.

A controladoria precisa ser especializada nos núcleos do escritório, entendendo o formato de trabalho de cada equipe e sendo capaz de avaliar situações e problemas jurídicos para tomadas de decisões iniciais. Ela desempenha um papel de filtro inicial, realizando uma análise inicial e encaminhando as comunicações processuais às equipes responsáveis.

A comunicação entre as equipes deve ser harmoniosa e sinérgica, visando a transmissão eficaz de conhecimento e a resolução de pequenos erros ou divergências de entendimento, evitando retrabalho. A controladoria deve comunicar informações complexas de forma simples, facilitando as atividades do escritório e tornando os relatórios compreensíveis mesmo para clientes sem formação jurídica.

O senso de urgência na controladoria é crucial, definindo prioridades diante das diversas solicitações recebidas simultaneamente pelas equipes. Estabelecer parâmetros de tratamento e recebimento de solicitações é necessário para garantir a eficiência das atividades e evitar a percepção de favorecimento a equipes específicas.

Além do conhecimento jurídico, o profissional da controladoria jurídica deve estar familiarizado com os softwares jurídicos utilizados pelo escritório, compreender os fluxos e rotinas, e buscar estratégias de gestão para otimizar o tempo em atividades repetitivas. Essa busca constante por melhorias visa a garantir a eficácia do sistema e identificar oportunidades de aprimoramento.

Os resultados das atividades da controladoria, combinados com as contribuições das equipes técnicas, proporcionam informações relevantes e confiáveis para que os gestores tomem decisões estratégicas, realizem planejamentos e avaliem o desempenho da equipe. Todas as questões administrativas e estratégicas do escritório estão conectadas à controladoria, que desempenha um papel central na garantia da eficácia operacional.

A controladoria é essencial para extrair o melhor de cada membro da equipe, e busca absorver funções adicionais para poderem se concentrar totalmente em suas atividades específicas.

Em suma, a controladoria jurídica representa uma busca constante por eficiência e aprimoramento, visando à excelência operacional e ao desenvolvimento pleno da equipe técnica por meio de uma comunicação eficaz, clara e objetiva.

Lara Martins Advogados

Escritório de advocacia multidisciplinar com soluções jurídicas personalizadas para empresas e pessoas. A excelência é a nossa especialidade. Unidades em Goiânia, Rio Verde (GO) e São Paulo (SP). Brasil.

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Controllers Jurídicas / Lara Martins Advogados

Não é novidade para ninguém que a pandemia trouxe muitas inovações e, principalmente, mudanças nas relações de trabalho. O que antes era realizado por uma pequena parcela da população, tomou dimensões imensuráveis, a modalidade de teletrabalho. A utilização dessa modalidade de trabalho foi aplicada também à advocacia e, com isso, veio uma preocupação: controle das atividades executadas, que é o cerne da controladoria.

Vamos primeiramente trazer uma abordagem de o que é a Controladoria Jurídica, e qual sua importância para um escritório?

A controladoria jurídica dá suporte ao setor técnico, interagindo diretamente com os demais departamentos jurídicos do escritório. Ligando-se, efetivamente às atividades jurídicas administrativas, é a grande responsável pela manutenção e qualidade de serviço jurídicos que viabiliza maior produtividade, garantindo segurança, qualidade nas informações, além de agilizar os procedimentos internos acarretando assim a excelência na entrega de resultados.

Como controlar as atividades executadas na modalidade de trabalho remoto?

O trabalho remoto, segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas, é a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo (art. 75-B, CLT). Portanto, atualmente, segundo a Agência Brasil[1] cerca de 84,8% dos trabalhadores formais optaram por essa modalidade de trabalho.

A advocacia abraçou essa modalidade e muitos escritórios optaram por permitir que seus colaboradores, advogados associados e demais integrantes, pudessem trabalhar em Home Office.

Existe, ainda, uma outra questão: como controlar as atividades executadas remotamente? Para responder essa pergunta, alguns pontos podem ser elencados.

1. Uso de um sistema e qualidade na execução do serviço

Um dos objetivos da controladoria é auxiliar os advogados em suas demandas, mas quem auxilia a controladoria? Nesse caso, a controladoria é auxiliada pelo uso de sistemas que fazem inclusão de compromissos, prazos e lançamentos de publicações na agenda do advogado.

Assim, a quantificação dessas atividades em geral exercidas, pode ser mensurada através do uso e preenchimento adequado de um bom software jurídico, obtendo grande êxito no controle geral das atividades executadas por meio de um bom e correto uso do sistema.

A qualidade, a produtividade e agilidade também são fatores primordiais da controladoria jurídica, pois, está ligado diretamente ao cumprimento efetivo das atividades atribuídas pelo controller jurídico, que é o nome dado ao profissional atuante na controladoria.

Essas tarefas, abrangem também os compromissos internos além dos prazos processuais. Afinal, o objetivo não está ligado somente aos prazos processuais, mas também aos prazos internos que, se não realizados, não alcançarão a qualidade na prestação do serviço.

2. Confiança

A confiança se dá pela transparência entre empregado e empregador desde o momento da contratação, e ao longo do tempo estabelecido propiciando um bom clima organizacional.

É preciso contar com o comprometimento dos componentes do time e criar uma relação de confiança, que em conjunto viabilizarão a entrega dos trabalhos.

3. Organização

Outro pilar fundamental da controladoria jurídica para controle das atividades efetuadas é a organização. Ela abrange alguns dos seguintes pontos:

1. Prioridades nas tarefas a serem executadas;
2. Cumprir as atividades pré estabelecidas;
3. Objetividade na execução das atividades;
4. Evitar distrações em ambientes de teletrabalho

E para finalizar, conforme Pitágoras: “com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito” e o teletrabalho ou “home office” deixa de ser um desafio para se tornar uma oportunidade.

[1] BRASIL, Cristina Indio do. Número de Trabalhadores em home office diminui em novembro de 2020, Agência Brasil. Disponível em: < https://agenciabrasil.ebc.com.br/economia/noticia/2021-02/numero-de-trabalhadores-em-home-office-diminuiu-em-novembro-de-2020 >. Acessado em 29 de junho de 2021.

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